AI en de AVG, wat mag wel, wat niet, en hoe los je het praktisch op?

"Ik plak gewoon de hele klantmail in ChatGPT en laat hem een net antwoord maken." Die zin hoor ik vaker dan me lief is. Soms komt hij van een installateur in Valkenswaard, soms van een boekhouder in Eersel, soms van een fysiotherapeut in Bladel die medische correspondentie laat samenvatten. Iedere keer is de reflex begrijpelijk, want AI scheelt tijd. En iedere keer is het, in de huidige opzet van die tools, in strijd met de AVG.

De goede boodschap: je hoeft niet te stoppen met AI. Er zijn werkbare manieren om AI te blijven inzetten zonder dat je in de problemen komt met de Autoriteit Persoonsgegevens. Het vraagt alleen dat je even stilstaat bij wat je in welke tool stopt, en welk contract je ervoor hebt. In dit artikel leg ik uit wat wel mag, wat niet, en hoe je het praktisch oplost. Geen paniekverhaal, wel feitelijk. Want een datalek kan je bedrijf duizenden euro's kosten, en dat hoeft niet.

De kernregel in één zin

Als je één ding uit dit artikel meeneemt, laat het dit zijn: je mag géén persoonsgegevens van klanten, patiënten, medewerkers of leveranciers invoeren in een AI-tool waarmee je geen verwerkersovereenkomst (DVO) hebt afgesloten.

Dat klinkt streng, en dat is het ook. Maar het is de directe vertaling van artikel 28 van de AVG, dat sinds 2018 geldt. Iedere partij die persoonsgegevens voor jou verwerkt, is een "verwerker" in juridische zin. Daar hoort een contract bij waarin staat wat ze wel en niet mogen met die data. Zonder zo'n contract ben jij, als ondernemer, aansprakelijk.

Wat gebeurt er eigenlijk met je prompts?

Dit is het deel dat veel ondernemers verrast. Tussen de gratis en betaalde versies van AI-tools zit een fundamenteel verschil in wat er met je input gebeurt.

In de gratis versies van ChatGPT, Claude en Gemini wordt je input standaard gebruikt om toekomstige modellen te verbeteren, tenzij je dat in de instellingen uitzet. Zelfs als je dat uitzet, mogen medewerkers van de aanbieder je gesprekken in principe inzien voor veiligheidsredenen, abuse-detectie en kwaliteitscontrole. Dat is voor een brainstormsessie over je marketing geen probleem. Voor een klantdossier wel.

In de zakelijke versies (ChatGPT Enterprise, ChatGPT Team, Claude Team, Microsoft 365 Copilot, Gemini for Workspace) wordt je input standaard níét gebruikt voor training. Je data blijft binnen de tenant, er is een DVO beschikbaar, en er gelden aanvullende beveiligingsmaatregelen. Dat is de basis waarop je AVG-conform kunt werken.

Dit verschil is niet marketing. Het is contractueel vastgelegd en de AP kijkt precies hiernaar bij controles.

Wat zijn persoonsgegevens volgens de AVG?

Veel ondernemers denken bij "persoonsgegevens" aan BSN en bankrekening, en niet aan een e-mailadres of een klantnummer. Dat is een misverstand dat in de praktijk voor problemen zorgt.

Business-versies van AI-tools en AVG

Welke zakelijke versies zijn er eigenlijk, en wat kosten ze? Hier een overzicht van de opties die voor de meeste Kempische MKB's relevant zijn.

Enterprise / Team van OpenAI

Team-abonnement vanaf € 25 per gebruiker per maand (jaarcontract) of € 30 maandelijks. DVO staat op openai.com/enterprise-privacy. Input wordt niet gebruikt voor training. Enterprise is vanaf ongeveer 150 gebruikers en biedt SSO, audit-logs, SAML, onbeperkt gebruik.

Bezoek

Claude

Claude Team van Anthropic

Team vanaf $ 30 per gebruiker per maand, minimaal vijf gebruikers. DVO via je accountmanager. Zeer groot contextvenster (200.000 tokens), goed voor lange juridische of boekhoudkundige documenten. Enterprise-tier met SSO en SCIM beschikbaar.

Bezoek Claude

Microsoft 365 Copilot

AI in Word, Excel, Outlook, Teams

Kost € 28,10 per gebruiker per maand bovenop je bestaande M365 Business- of Enterprise-licentie. DVO valt onder je bestaande Microsoft Online Services Terms. Data blijft in je Microsoft-tenant, inclusief Nederlandse of EU-datacenter afhankelijk van je instellingen.

Bezoek Microsoft 365 Copilot

Google Workspace Gemini

Gemini voor Workspace

Vanaf ongeveer € 21 per gebruiker per maand. DVO valt onder je Workspace-overeenkomst. Input wordt niet gebruikt voor training van foundation-modellen. Werkt in Gmail, Docs, Sheets en Meet.

Bezoek Google Workspace Gemini

Het verschil met consumer-versies? Ruwweg € 20 tot € 30 per gebruiker per maand. Voor een bedrijf met drie tot tien mensen is dat € 60 tot € 300 per maand. Dat lijkt een stap, maar tegenover een mogelijke boete of reputatieschade is het een verzekering.

Dataverwerkingsovereenkomst (DVO/DPA) afsluiten

Bij de zakelijke versies is de DVO niet iets wat je apart moet opstellen. Het is een template die de aanbieder klaar heeft staan. Voor de meeste MKB's volstaat het afsluiten als volgt:

Bij OpenAI (ChatGPT Team of Enterprise): bij het aanmelden op een betaald zakelijk account krijg je een link naar hun DPA. Die is te downloaden en ondertekenen via je admin-console. Voor Enterprise kan je accountmanager een op maat gemaakte versie onderhandelen.

Bij Anthropic (Claude Team of Enterprise): je accountmanager stuurt de DPA toe bij het aangaan van het abonnement. Let op dat je in de verwerkersovereenkomst de sub-verwerkerslijst doorneemt (AWS, Google Cloud).

Bij Microsoft: als je M365 Business of Enterprise gebruikt, heb je al een DVO via de Microsoft Online Services Terms. Copilot valt automatisch onder datzelfde contract. Je hoeft niets extra's te ondertekenen, maar let er wel op dat je administrator de Copilot-rolinstellingen goed configureert.

Bij Google Workspace: Workspace komt standaard met een DVO. Gemini valt onder hetzelfde contract. Check wel of je in de Admin Console hebt ingeschakeld dat data binnen de EU blijft (Data Region-instelling).

Concrete scenarios, mag dit wel of niet?

Hieronder zes situaties die ik de afgelopen maanden ben tegengekomen bij ondernemers in de regio. Voor elke casus: wat mag, wat niet, en waarom.

Oordeel: niet toegestaan. Medische gegevens zijn een bijzondere categorie. Zelfs met een zakelijke AI-tool moet je een duidelijke grondslag hebben (behandelrelatie), en consumer ChatGPT biedt geen DVO. Alternatief: gebruik een zorg-gespecialiseerde AI-tool met NEN 7510-certificering, of een on-premise oplossing.

Oordeel: grensgebied, in de praktijk risicovol. Naam en e-mailadres van de klant staan in de mail. Aanpak: anonimiseer eerst de naam en persoonlijke gegevens (vervang door [KLANT]), of stap over op een zakelijke versie met DVO.

Oordeel: toegestaan, mits in de tekst geen herleidbare klantgegevens zitten. Technische specificaties zonder persoonsgegevens vallen niet onder de AVG.

Oordeel: niet toegestaan. Factuurdata bevat klantnamen, IBAN's, adressen. Dat is vol met persoonsgegevens. Zonder Claude Team-abonnement en DVO is dit een datalek in wording. Alternatief: Claude Team afsluiten, of eerst volledig anonimiseren met dummy-data.

Oordeel: mag, met voorbehoud. Als reviews puur tekst-gebaseerd zijn zonder namen, adressen of herleidbare gegevens, is er geen AVG-probleem. Maar: reviews op Trustpilot bevatten vaak wel namen. Vervang die door "Reviewer A, B, C" voordat je ze in de prompt zet.

Oordeel: niet toegestaan met de consumer-versie. Combinatie van cliëntnamen met zorggegevens = bijzondere categorie. Voor zorgsector is een NEN 7510-compliant tool nodig, of zelf een AVG-conform AI-systeem binnen je EPD.

Anonimiseren: een werkbaar praktijk-trucje

Voor veel dagelijkse situaties is anonimiseren een praktische oplossing. Je haalt de identificerende gegevens eruit voordat je de prompt naar de AI stuurt, en plakt ze na afloop weer terug in de output.

Een installateur in Reusel heeft bijvoorbeeld een klantmail van "Mevrouw Jansen, Schoolstraat 12, Reusel". Hij vervangt "Jansen" door "[KLANT]" en "Schoolstraat 12" door "[ADRES]" in de input naar ChatGPT, laat het antwoord genereren, en plakt de echte gegevens er pas weer in als hij de mail verstuurt. Dat werkt, en voor simpele correspondentie is het voldoende.

Wat eist de Autoriteit Persoonsgegevens?

De AP heeft in 2024 en 2025 meerdere keren expliciet over AI en AVG gecommuniceerd. De belangrijkste eisen voor MKB's zijn:

Meer lezen: de AP heeft sinds 2024 een pagina over generatieve AI met FAQ's en handhavingsbeleid op autoriteitpersoonsgegevens.nl. Lees ook de richtsnoeren over geautomatiseerde besluitvorming als je AI inzet voor selectie (HR, krediet).

Sector-specifieke aandacht

Niet elke sector staat gelijk. Een paar groepen in de Kempen moeten extra opletten.

Checklist: AVG-check voor je AI-gebruik

Loop deze lijst door, idealiter samen met wie in je bedrijf de AVG onder zijn hoede heeft.

1. Inventariseer: welke AI-tools gebruik je zelf én je medewerkers? (Vraag het expliciet, het antwoord verrast vaak.)
2. Categoriseer per tool: welke verwerk je persoonsgegevens, welke niet?
3. Zakelijke versie of niet: voor elke tool die persoonsgegevens verwerkt, check of je de zakelijke versie met DVO hebt.
4. DVO op orde: ligt de verwerkersovereenkomst klaar en getekend?
5. Register van verwerkingsactiviteiten: staan de AI-tools erop met doel en bewaartermijn?
6. Privacy-statement: vermeld je op je website welke AI-tools je inzet?
7. Medewerker-instructie: weten collega's wat wel en niet mag? Liefst een kort document van één A4 dat ze hebben gelezen en afgetekend.
8. Datalek-protocol: weten collega's wie ze bellen als er iets misgaat? Staat de AP-meldprocedure op papier?
9. DPIA: indien hoog-risico verwerking, is die uitgevoerd?
10. Jaarlijkse review: staat AVG+AI op je agenda voor een jaarlijkse update (wetswijzigingen, nieuwe tools)?

Als er onverhoopt iets mis gaat (datalek)

Zelfs met de beste voornemens kan het misgaan. Een collega die snel iets wilde regelen, een stagiair die niet beter wist, een mail die per ongeluk in ChatGPT belandde. Dan is het zaak om snel te handelen.

Binnen 72 uur na ontdekking moet je het datalek melden bij de AP, tenzij het onwaarschijnlijk is dat er risico is voor betrokkenen. De melding gaat via het online meldformulier op autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wat je in de melding opneemt: aard van het lek (wat is er gelekt), omvang (hoeveel personen), categorieën (gewone of bijzondere gegevens), genomen maatregelen, contactgegevens.

Als het risico voor betrokkenen significant is (bijvoorbeeld medische gegevens of financiële data), moet je ook de betrokkenen zelf informeren. Transparantie hierin werkt in je voordeel: niet-melden wordt veel zwaarder bestraft dan melden met uitleg.

Documenteer intern ook datalekken die je níét meldt (omdat het risico laag was). Bij een latere controle kan de AP vragen naar je interne datalek-register.

Zelf aan de slag

Niet alles hoeft morgen rond te zijn. Een realistisch schema voor een MKB met vijf tot vijftien medewerkers:

Voor verdieping: lees ook het artikel over de EU AI Act en het MKB op deze site, want die wet brengt nieuwe verplichtingen boven op de AVG. Voor AVG zelf is autoriteitpersoonsgegevens.nl de beste bron: de AP publiceert handreikingen specifiek voor MKB en sectoren. De wettekst zelf is te vinden op eur-lex.europa.eu (Verordening 2016/679).